GVA assistは、理想的なひな型である「プレイブック」との比較・参照を通じて、契約審査の「読む・直す・仕上げる」をアシストします。

【アドイン】GVA assistの使い方

  1. 契約書レビュー

    1. アドインの起動

    2. プレイブックを選択

    3. 審査画面の構成

    4. 確認したい条文をドラッグ

    5. リスクのある箇所をチェック

    6. プレイブックを参照

    7. 不足条文を確認

    8. 確認済みのチェックボックス

  2. 条文検索

  3. ドラフト作成機能

  4. 形式チェック機能

1.契約書レビュー

①アドインの起動

審査する契約書(「.docx」形式ファイル)をWordで開き、リボンタブ上のGVA assistアドインのボタンを押してアドインを起動させてください。

アドインの取得方法については下記をご参照ください。

※ご注意ください※

<対応ファイル形式>

アドインでレビューできるWordファイルは『.docx』形式ファイルのみです。

・「doc」形式ファイル、PDFは非対応です。⇒ ファイル形式を『docx.』に変換後、保存してご使用下さい。

・ 現在は概ね対応済みですが、docx形式ファイルでも、以下の場合には正常に動作しない場合がございます。

 ・2段組み以上のファイル ⇒ 段組みを解除することで、ご使用可能です。

   関連記事:【Word】契約書段組み解除の方法

 ・表/目次等が冒頭にあるファイル ⇒ 表/目次等を削除することで、ご使用可能です。

②プレイブックの選択

レビュー時に参照するプレイブック(理想のひな型・ノウハウ)を選びます。

  • 『類似度検索』では、アップロードされた契約書の内容を読み取り、比較・参照するのに適したプレイブックがおススメされています。

  • その中から、左側の契約書と『契約の種類×自社の立場』が同じプレイブックを選択します。

プレイブックの検索方法は、その他に、『タイトル検索』、一覧から類型、立場を選んでいく『条件検索』があります。

ご自身が探しやすい検索方法にてプレイブックを選択してください。

参照するプレイブックを選んだら、『契約書審査を開始する』を押して審査を始めます。

(さあ、ここからが本番。契約審査を始めましょう!)

③審査画面の構成 /左側と右側の関係

レビュー画面は、基本的に左側で『読む』右側を使って『直す』、という構成で設計されています。

④ 確認したい条文をドラッグ(左→右を繋ぐ)

レビュー契約書を上から読んでいき、詳しく確認したい条文があれば、その条文の中から25文字以上をカーソルでドラッグしてください。
自動的に、ドラッグした条文に対応する参照すべきプレイブックの条文箇所(下図参照)が青枠で表示されます。

逆に、プレイブックの条文タイトル側を起点として確認したい項目があれば、条文タイトル横の「+」マーク(カーソルを近づけると「フォーカス」というチップ表示がされます)の部分を押してください。

自動的に、審査契約書の対応する条文タイトルを引っ張ってきてくれます。

⑤注意して検討すべき箇所を発見する(リスク検知)

注意して検討する必要がある箇所はリスク検知機能が知らせてくれます。対応するプレイブックの条文タイトルに「リスクタグ」(リスク単語/不足単語)が表示されています。

※リスク単語機能をONにしていると、審査対象契約書に存在するリスク単語は太字で表示されます。

リスク検知機能によるピックアップは、「リスク単語」「不足単語」の2つの観点があります。

  • 「リスク単語」

    左側の審査対象契約に入っているとリスクになり得るワード、注意して検討した方がよいワードがピックアップされた場合に表示されます。

  • 「不足単語」
    審査対象契約には欠けている要素がある場合に表示されます。


※ご注意ください※

<リスク検知の実行に伴う変更履歴について>
・Wordの変更履歴をONにした状態でリスク検知を実行すると、契約書に変更履歴がつきます。

・そのため、リスク検知機能についてはWordの変更履歴機能をOFFにしてからの利用を推奨しています。

・変更履歴がついてしまった場合は、「元に戻す(Ctrl+Z)」などで元に戻してください。

⑥右側を使って『直す』(プレイブックの参照)

青枠で表示された右側の条文タイトルをクリックすると、ノウハウ詳細ページに移動します。
『推奨条文』、 『オプション条文』、 『解説』 タブに分かれています。その「種類×立場」に応じて、適したノウハウ・ナレッジを提供することで、「直す」作業をアシストします。

  • 『推奨条文』タブ
    「チェックポイント」と「推奨条文」を参照できます。

    GVAプレイブックでは、次の内容を参照・活用できます。 
     『チェックポイント』:条文の中の着眼点と推奨する『修正方針』
     『推奨条文』:チェックポイントの方針を踏まえた『修正条文例』
  • 『オプション条文』タブ
    複数の「オプション条文」カードを参照できます。

    GVAプレイブックにおけるオプション条文の位置づけは次のとおりです。 
    ・推奨条文よりも譲歩した条文例
    ・取引条件などに応じた別パターンの条文例
  • 『解説』タブ
    条文の解説が確認できます。

    GVAプレイブックでは次の内容を記載しています。 
    ・チェックポイント記載の着眼点について、どの程度譲歩できるか。
    ・法令等を引用した条文の根拠、背景。
  • テキスト簡易コピー(テキストの入力作業を省略する/Ctrl+Cが不要)

    プレイブックで活用したい条文案やテキストの上でワンクリックするか、コピーしたい範囲をドラッグして選択してみてください。その条文の文言がコピーされます。
    契約書の直したい箇所にペーストすることで、テキスト入力作業を省略できます。

  ⅰワンクリックコピー(全文コピー)

  「不足条文」などを丸ごとレビュー契約書に挿入する際に便利です。

  ⅱ選択範囲コピー(選択部分のみコピー)

レビュー契約書に不足や変更したい点がある場合など、必要な部分のみをプレイブックの条文からコピーする際に便利です。

不足条文を確認する(『仕上げる』負担を軽く)

『不足条文』では、レビュー契約書(左側)に不足しているプレイブックの条文を知ることができます。★マーク(重要マーク)の有無も参考とながら、不足している条文の追加を判断しましょう。

(前述のワンクリックコピーを使ってみてくださいね!)

⑧チェックした条文に「確認済み」チェックを付ける

ちゃんと確認したい条文を見終わったら、左下の「確認済み」ボックスをクリックしてみてください。

この機能を使って、審査のやり残しを防ぐことができます。

『確認済み』を押した項目は、プレイブック全体で一目で確認ができます。

契約書レビューの基本的操作方法は以上です。
作業に余分な時間をかけずに、的確なレビューにお役立てください!

2.条文検索(条文作成の手間を省く)

プレイブックに似ている条文がなかった場合などに、数百種類のひな型やストック条文から、お目当ての条文をキーワード検索して、レビュー時に活用することができます。

虫眼鏡「🔍」マークの「条文検索」タブをクリックして、キーワードで検索を掛けてください。

後は、検索窓に欲しい条文のキーワードを入力するだけです。

検索結果で使いたい条文を見つけたら、ワンクリックコピー/選択範囲コピーをすることで、「あの条文」をカンタンに活用できます。

詳しい使用方法は↓をクリック

3.ドラフト作成機能(契約書の作成)

数百種類のGVA assist搭載ひな型や管理画面からアップロードした自社ひな型を、Wordファイルに書き出すことができます。

白紙のWordを開き、GVa assistを起動させると、ドラフト作成機能が使える状態になります。

書き出したい契約書のタイトルのキーワードを空欄に入れて検索し、「ドラフトを作成する」ボタンを押すだけで、欲しいひな型・たたき台をWord上に再現できます。

※末文、記名押印欄はついておりませんので、追記してください。

※別紙等が必要な契約書がありますのでご確認ください。

契約書タイトルがピンとこない場合には、『条件検索』タブから、類型ごとに探すことも可能です。

4.形式チェック機能(番号ずれ/表記ゆれを整えて仕上げる)

(レビュー時もドラフト作成時もご使用いただけます)

契約書の作成、変更の仕上げに、形式のチェックを行うことができます。

一番右端のタブをクリックしてください。

番号ずれ』と、『表記ゆれ』の確認・修正や、最後にずれがないか確認する必要がある引用条項をハイライトすることができます。

内容面の審査が終わった後、最後の「仕上げ」にこの機能を使用して、契約審査を完了させましょう!

詳しい使用方法は↓をクリック

以上、基本的な使い方についての解説でした。さっそくGVA assistを使ってみましょう!

【appendix】

◆左右幅の調整◆

右側のアドインの表示幅を変更できます。自分の見やすい幅に調整することができます。

◆アドイン画面の切り離し◆

モニターを2画面使用している場合は、切り離して外部モニターなどに分けて表示することもできます。

◆GVAプレイブックと自社プレイブック◆

プレイブックには「誰が作ったものか」によって、「GVAプレイブック」と「自社プレイブック」の2タイプあります。

◆「類似度検索」以外のプレイブック検索方法◆

「類似度検索」のほかに、2つのプレイブック検索方法があります。

  • 『キーワード検索』では、契約書タイトルの検索によりプレイブックを探すことができます。

  • 『条件検索』では、類型×立場ごとに、一覧をスクロールしながら探すことができます。

◆プレイブック決定前に、プレイブックひな型をプレビューする方法◆

  • プレイブックのタイトル上でマウスをとめると、『全文を確認する』リンクが表示され、プレイブックひな型を確認することができます。

◆アラート用語解説◆

  • 『全条文』・・・選択したプレイブックと比較した全ての条文が確認できます。

  • 『不足条文』・・・審査対象契約では欠けているプレイブックの条文が確認できます。

  • 『リスク単語/条文』・・・ピックアップされたリスク単語/条文の数が確認できます。

                (詳しくはこちら)

  • 『不足単語』・・・ピックアップされた審査対象契約で不足している要素が確認できます。

                (詳しくはこちら)

フォーカスの複数マッチ◆

フォーカスした条文に対応するプレイブックが複数ある場合は、該当する条文タイトル(下図参照)が青枠となり、下部に該当件数が表示されます。


フォーカスの複数マッチ②◆

複数の条文がマッチした場合は、フォーカスマークの横にマッチした件数が表示されます。

フォーカスを件数分クリックすると、審査契約書の対象条文に移動します。

◆審査ステップごとの機能とコンテンツ◆

下記機能・コンテンツを参照して契約審査を行います。

<読む>

 ・リスク検知(リスク単語/不足単語)

<直す>

 ・フォーカス機能

 ・チェックポイント

 ・推奨条文

 ・オプション条文

 ・コピー

<仕上げる>
 ・不足条文検知+追加

 ・形式チェック(番号ずれ/表記ゆれ)

以上になります。ご覧いただきありがとうございました!

皆さまの契約書審査のお役に立てれば幸いです。

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