1. 表記揺れ機能とは


「及び」・「および」、「又は」・「または」などの表記揺れをワンクリックで統一することができます。

また、お客様独自で表記揺れのチェック項目を作成することができます。


2.使い方


①契約書のWordファイルを開き、GVA assist を起動します。

 「形式チェック」タブへ行きます。

②「表記揺れ」を選択すると、その下部の語句リストの単語を、開いているワードファイルから自動でカウントします。

③独自に追加したい表記揺れ語句がある場合は、右下の「語句を追加」ボタンをクリックします。

④枠内に統一したい語句を入力します。語句の枠を追加する場合は「+語句を追加」をクリックします。

最後に「登録する」をクリックして登録できます。

おすすめの登録語句

契約書内で定義されている文言のブレがないかチェック
・「委託業務」「本件業務」「本業務」など
・「納品書」「納品完了書」「受領確認書」など
・(英文契約向け)「Agreement」「agreement」など
漢字変換で表記がぶれやすい文言をチェック
・「申込書」「申し込み書」「申込み書」など
会社名、サービス名の間違いをチェック
・「GVA TECH株式会社」「Gva Tech株式会社」「GVAtech株式会社」など
・「GVA assist」(半角英字)「GVA assist」(全角英字)など

この機能の特徴

・変更履歴付きで削除した語句は無視します(Wordの置換機能は、削除した語句も置換して
しまいます)
・「A」を「B」へ、の1対1の統一ではなく、「A」と「B」と「C」を「D」へ、と複数語句の
一括変換ができます。
・英数字の全角半角、アルファベットの大文字小文字を区別して置換します(Wordの置換機
能は、全角半角、大文字小文字の区別はしません)
・「申込」と「申込み」など含有関係にある語句も、別で認識しています(Wordの検索、置
換機能は、「申込」を「申込み」に変換すると、もともと「申込み」だった文言は「申込み
み」と変換されます)
・英文契約の場合、単語として認識することができます(Wordの検索、置換機能は、
「all」を「All」に変換すると、「shall」の部分を認識して「shAll」となってしまいま
すが、本機能では単語の「all」のみを変換します)

⑤「選択した語句を統一する」をクリックすると、青く選択した語句に統一します。

語句リストの見方

※語句はリアルタイムでカウントしているので、文書作成中に表記揺れが起こったことも、すぐに発見できます。


3.注意点


  • 変更履歴をOFFにして使用してください。

    参考:契約書レビュー時に役立つWordの基本機能と操作テクニックー「変更履歴の記録をON」にする

  • 本文中の語句のみカウントします。コメント部分の表記揺れは統一できません。

  • 独自の登録語句にアルファベットのみ、またはアルファベット+半角数字を入力した場合、ひとまとまりで単語として認識されるので、日文契約ではうまく変換できない場合があります。

  • 語句の追加設定は、アカウントIDごとの保存となります。

    同一企業のユーザー間でも反映されませんので、アカウントIDごとにそれぞれ語句の設定を行ってください。


4.表記揺れオススメワード集


表記揺れに登録するオススメのワード集は以下よりご確認ください。

以上です。

回答が見つかりましたか?