■更新リクエストとは?

契約審査中の気づき、気に入ったオプション条文候補、交渉コメントなどを契約審査をしながら蓄積できる機能です。更新リクエスト機能を使用して蓄積された気づきをプレイブックへ反映することで、簡単に自社ナレッジをアップデートできます。

条文の右下の紙飛行機の形のボタンをクリックすると、記入欄の別ウィンドウが表示されます。

■どのような情報をどのような形式で貯めていけばよいのでしょうか?

以下では、更新リクエストの例文を掲載しています。

まずは気軽に、気づいたことをどんどん更新リクエストで紙飛行機に乗せて飛ばしてみましょう!

以下に文例を記載しますが、ポイントは蓄積した更新リクエストの情報を後で見たときに、どのような状況や理由で、リクエストがなされたか分かるようにしておくことです。

例文①:まずは気づきを貯めることが大事です!

プレイブックの内容について簡単に要望を出す文例

チェックポイントや解説に、「●●●●」を追記した方がよいと思いましたが、いかがでしょ
うか?

契約審査をしながら簡単に修正要望を出せます。

例文②:形式にこだわる方にお勧めの文例

【変更/追加】●●●●(変更なのか、追加なのか?)
【修正箇所】●●●●(チェックポイント・解説・条文例のどれか?)
【理由】●●●●(なぜ変更が必要と考えたのか?)
【修正内容】●●●●(どのように変更すべきか?の文例を記載します)

上記のようにフォーマットを決めて更新リクエストを送信します。

管理画面から溜まった更新リクエストを確認する際に、非常に見やすくなります。

例文③:共有用に簡易メモを送信する文例

【タイトル】
■シチュエーション
…というシチュエーションです。
■メモ(理由と内容)
この場合、○○という理由で『…』だと考えたので、共有しておきます。

プレイブック内容の変更ではないが、メンバーに共有しておいた方がよいことなどをメモ代わりとして更新リクエストを使い、有益な情報を貯めていきます。

例文④:オプション条文追加の際の文例

■オプション条文
『●●●●』 ← 具体的な条文案を記載します。
■ラベル(チェックポイント)
先方から『…」という修正要望が入った場合の打ち返し用として使えるのではないか。

先方との交渉の結果、「落としどころとしてよい」「この修正案使えそう」と思った時に、メンバーにシェアして貴社の契約資産にしていきます。

例文⑤:迷った点について上長向けに残しておきたい時の文例

■シチュエーション
この条文の自社ひな型に対し『…』という修正が入りました。
■要望
折衷案として『……』というものを投げているが、交渉が長引くことが
ほとんどのため方針をプレイブックに記載してほしいです。

契約審査中の悩みや問題意識そのものを更新リクエストでシェアして、一人では解決できない問題もメンバーで解決しましょう。

例文⑥:先方や事業部向けの交渉コメントを共有する時の文例

【要望内容】:交渉コメント追加依頼
【記載してほしい箇所】:解説
【利用シーン】:以下のとおりです。
・先方から来た条項の文言
『●●●●』
・打ち返した当社の文言
『●●●●』
・このケースで修正箇所につけたコメント
『●●●●』
・(必要に応じて)コメントに関係するビジネス的要求・背景
(例:△△サービス 利用規約はこのようなコメントで統一してもよいのでは?)

貴社の独自の運用ルールを決めてもっとも効果のあるやり方で更新リクエストを積極的に利用することをお勧めしております。

■蓄積した更新リクエスト情報はどうすればよいの?

蓄積した更新リクエスト情報は、月に1度など定期的に、契約書審査担当者が集って更新リクエストを管理画面で確認しながら、プレイブックとして共有すべき情報だと判断した場合にはプレイブックの記載をアップデートしていていきます。

生の契約審査時に感じた各法務部員の問題意識を貴社の資産とするために、更新⇒ブラッシュアップを繰り返し行うことで、契約審査現場で実際に発生している事象を踏まえたより洗練されたプレイブックを作り上げていくことが出来ます。

参考:◇使用方法:【Wordアドイン・管理画面】更新リクエスト機能

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