■Wordの基本機能

・「変更履歴の記録をON」にする

Wordを編集したときの操作や設定を「履歴」として保存・表示する機能です。

契約相手に修正箇所をきちんと伝えるため、また、契約相手が変更した箇所を把握するために、変更履歴をつけてレビューを行います。

「企業法務が契約書レビュー時に知っておきたい」Wordの基本機能|「変更履歴の記録をON」にする。

変更履歴をONにすると、右側に変更内容が記録されます(設定によっては右にでなくすることも可能)

「企業法務が契約書レビュー時に知っておきたい」Wordの基本機能|「変更履歴の記録をON」にする。

変更履歴は、 校閲>変更履歴の記録 が濃い状態がONです。

ショートカット:Ctrl + Shift + E で、記録状態をON/OFFにすることもできます。

レビュー時に「一部の修正を変更履歴ON、一部の修正を変更履歴OFF」として編集するのは、企業法務担当者同士のやり取りとしてはあまりよくないです。会社のルールで意図的に「OFFにする」などよほどの例外(微細な修正の一括修正等)のとき以外はON/OFFを切り替えず、ONのままで作業をおこないましょう。

変更履歴の偽装

まれに「変更履歴機能を使わずに、変更したテキストのフォントカラーを変更し、取り消し線をつける」といったWordにたまに遭遇しますが、作業の手間がかかるだけですので、変更履歴の機能をきちんと設定することを推奨します。


・「文章比較」で差分を確認する

契約相手から、修正された変更履歴がついてない契約書ファイルが戻ってくる場合もあります。

関係性ができている法務担当者同士のやりとりであればたまたまかもしれませんが、修正箇所の見落としなどが不安です。

そのような場合、直前のファイルを開いて2つのファイルの差分を目で追いかけるのは、手間がかかりますし、修正箇所を見落としてしまう可能性も高いです。

このような場合、「校閲」のなかにある「文章比較」機能を使って、修正前と後の契約書を同時に開き、差分を確認することができます。手順は下のアニメーションをご覧ください。

「企業法務が契約書レビュー時に知っておきたい」Wordの基本機能|分掌比較で差分を確認

文章比較は、Wordを開いて校閲メニューの比較から、対象のファイルをそれぞれ選択します。

他にも、最終バージョンとして校了する直前に、修正合意箇所の抜け漏れや誤記(や意図的な記載内容変更)がないかどうかをチェックするために、最終バージョンと一つ前のバージョンのWordファイルを比較する使い方もあります。


・コメントのやりとりは「不適切なものが契約相手に読まれないように」きちんと削除する

Word本文内の記述に対して付帯情報や質問をしたいときに、吹き出しで欄外にコメントを書くことができます。コメント機能は、コメントしたい文字列を選択して右クリックをし、コメントを選択すると書き込みが開始されます。

※文字列を選択した状態で Ctrl + Alt + M でもコメントを開始できます。

「企業法務が契約書レビュー時に知っておきたい」Wordの基本機能|コメント機能

選択箇所にコメントを記入する場合は右クリックで新しいコメントを選択

社内向けコメントを消し忘れたまま、契約相手に契約書ファイルを戻さないようにご注意!

社内担当者にむけたコメントが削除されず、ファイルに残ったまま契約相手に送られてしまう、というケースが良くあります。この場合は、コメント内に【社内向け】などを記述しておくと、交渉のフロント担当者が契約相手にWordを送る前に削除しやすくなります。

コメントを削除したい場合、対象のコメントをクリックした上で、校閲メニュー内にある削除ボタンをクリックしてください。

「企業法務が契約書レビュー時に知っておきたい」Wordの基本機能|コメントの一括削除

Word内のコメントを一括で削除する操作例


・同じ契約書の複数箇所を同時に参照しながら作業するときは「新しいウィンドウを開く」

例えば存続条項の数値(第●条、第●条)を確認する時、同一ファイルを上下していると見落としたり間違ったりするリスクがあります。そういうときは、いま開いているWordファイルを「新しいウィンドウ」で開きましょう。

表示 タブの 新しいウィンドウで開く を選択してください。

「企業法務が契約書レビュー時に知っておきたい」Wordの基本機能|新しいウィンドウで開く

新しいウィンドウで開く、を選ぶと、開いているWordはそのままで別ウィンドウで開いて参照することが可能です。

この機能は、ファイルが複製されるわけではなく、見るためだけに表示ウィンドウが2つになるもので、Wordデータとしては同一です。モニターが2画面あるとさらに便利に使えます。


■覚えておきたいショートカットキー

・ファイル保存は、F12キー

契約書のレビュー時に「元のファイルをまず複製して、ファイル名を変えてから開いてレビュー」という場合、つい開いた元のファイルに上書き保存してしまう、といったことがあるかも知れませんが、「別名新規保存はF12」を覚えておけば安心です。

F12キーでの保存は、「いま開いているWordファイルを別名で新規保存する」ことができます。

最近は自動保存機能がありますが、それでも作業の途中途中で保存をするには越したことありません。


・定義した用語を一括で置換するには、 Ctrl + H

契約当事者が甲乙だと、この条文の主体がどちらの会社だったか分かりづらい、という理由から、甲を委託者、乙を受託者に変換してレビューする方は一定数いらっしゃると思います。

その際、文字列を一括で置換するには Ctrl + H でウィンドウを呼び出して操作します。

新任企業法務担当が覚えておきたいWordのショートカットキー|置換(Ctrl H)

Ctrl + Hで置換ウィンドウを開き、すべて置換をクリック


・契約書レビュー時でもよくつかうショートカットキー一覧

その他、覚えておくとWordだけでなく様々なソフトウェアでも使えるショートカットキーがいくつかあります。

  • Ctrl + C コピー

  • Ctrl + V ペースト(貼り付け)

  • Ctrl + Z 一つ前に戻す

  • Ctrl + S 保存する

  • Ctrl + F 検索する

  • Ctrl + Alt + M コメントの記入

ほかにも Ctrl + Shift + V(書式なしコピー)はよく使いますが、Wordバージョンによって「書式の貼り付け」が割当てられているので、バージョン違いについてはご承知おきください。

※WordとWord以外のソフトウェアとで、ショートカットキーの割当が異なる場合がありますので、ご注意ください。

■契約書レビュー依頼がWordではなくPDFで来た場合の対処法

WordではなくPDFで契約書レビュー依頼がくる場合があると思います。その際、PDFをAI-CON Proでする方法をご案内します。

Wordの機能を活用して、契約書レビューを効率化しましょう!



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