管理画面での契約書のアップロードや、Wordアドインで審査を行う際に、

ファイル形式や書式などの形式によっては、うまく使用できないことがあります。

その際は、該当箇所を対応する形に修正すると、使用可能になる場合があります。

(※以下の項目に全て対応していなくてもご使用いただける場合もあります。)

■【管理画面】アップロード可能なファイル形式について

・「.docx」形式

<対応できない形式>

 拡張子が「.doc」や「.pdf」のファイル

<対処方法>

 「.docx」に変換してご利用ください。

 リンク:Word『.doc』形式ファイルを『.docx』ファイルに変換する方法

 リンク:PDFファイルをGVA assistで使用する方法

・ファイル文書の保護設定がないファイル

<対応できない形式>
 Wordファイルを開く際にパスワードが必要となるもの。

<対処方法> 

 パスワードを解除(保護設定を解除)してご利用ください。

 

・目次が冒頭付近にない契約書ファイル

<対応できない形式>

 目次が冒頭付近にある契約書

<対処方法> 

 該当箇所を削除するとアップロード可能です。

 

※表や署名が含まれている契約書はそのままアップロードできますが、
アップロード後の表示には反映されません。

 

■【管理画面・アドイン版】対応可能なファイルの内容について

日本語、または英語のみの契約書

<対応できない形式>
 中文等の日本語、英語以外のもの、または日英混在しているもの

<対処方法>

 GVA assistでは、日本語、英語の契約書にてご利用いただけます。

 それ以外の言語の契約書はご利用いただけませんので、ご了承ください。


・対応可能な条文書式

(日文)
  ・第1条(目的)  ※漢数字も可です
  ・第1条の1(目的) ※漢数字も可です
  ・(目的)
   第1条 XXXXXXXXXX ※漢数字も可です

(英文)

  ・1. Definition
  ・Article 1. Definition

<対応できない形式>

 上記以外の書式での記載

<対処方法>

 上記の書式に修正していただくと対応可能になります。

・「項」と「号」の表記が異なっていること

GVA assist の "AI" は「号」単位まで区別して読み取ります。

「項」と「号」の表記が同じであれば、「項」と「号」で表記を変える必要があります。

<うまく読み取れない形式>

添付画像のように、「項」を全角数字の「1」、「号」も全角数字の「1」で、それぞれインデントだけが異なる場合は、"AI" はいずれも「項」として認識し、分割がうまくいかないことがあります。

<対処方法>

「項」を全角数字の「1」、「号」の表記を「(1)」のように表記を変更します。

・条文の文章が適切な箇所で改行されていること

GVA assist の "AI" は改行(Word にいう「改段落」)を、条文を識別する要素として読み取ります。条文の見た目を整えるといった理由から条文中に意味のない改行が行われている場合、誤った識別をすることがあります。

<うまく読み取れない形式>

条文の体裁を整えるための改行が行われているもの

<対処方法>

条文の意味内容との関係で不必要な改行を削除します。

・改行後の文頭付近に数字がないこと

GVA assist の "AI" は文頭付近の数字を条文を識別するひとつの要素として読み取ります。

<うまく読み取れない形式>

改行後に偶然に文頭付近に数字(例:「1」)や括弧書のアルファベット(例:「(a)」)が来ている場合には、その部分が独立した条や項として認識されることがあります。

<対処方法>

改行を消すなどして、数字(例:「1」)や括弧書のアルファベット(例:「(a)」)が来ないように整えます。

・「号」よりさらに細かく項目を列挙していないこと

GVA assist の "AI" は条文を「号」単位まで識別した上で項目を検出し、「号」より下の項目を正常に読み取ることはできません。

<うまく読み取れない形式>

 「号」よりさらに細かく項目を列挙しているもの

<対処方法>

読点を打ち、列挙することで、別の「項」や「号」として認識されることを防止できます。

・「項」番号の記載があること

GVA assist の "AI" は文頭付近の数字を条文を識別するひとつの要素として読み取ります。

<うまく読み取れない形式>

「項」番号を付けずに文頭付近に「項」を書いているもの

<対処方法>

「項」番号を付けます。

・「項」や「号」の中に「条」番号が改行して列挙されていないもの

<うまく読み取れない形式>

「項」や「号」の中で条番号がそれぞれ改行して列挙されているケースなど。

例)存続条項で条番号を列挙するときなど

<対処方法>

列挙する条番号を改行ではなく読点で区切ります。

上記をご確認いただいても解決しない場合は、担当者にご相談ください。

※ブラウザ版のアップロード可能なファイル形式・ファイル内容については、

下記の記事をご参照ください。


回答が見つかりましたか?