審査中に保存しておきたい条文や審査時に参照したいことなど保存できる『ストック条文』機能を使用し、AI-CON Proをより効果的に活用するために、すぐ使える条文をご紹介します。

■ストック条文とは・・

契約書審査をしている際に、「使い回しが効きそう」「書きぶりがよくて残しておきたい「プレイブックにはない条文だった」「参考資料などの情報も一緒に社内で共有したい」と思えるような条文があった場合、Word画面から条文をストックできる機能です。
本機能でストックした条文は、過去ファイルを探す手間をかけずに、条文検索機能ですぐに検索・閲覧・利用することができるので、レビューを行う際に参照したり、コピー&ペーストで簡単に条文修正ができます。

ストック条文の詳しい使用方法は以下のリンク先をご確認ください。

リンク: 【Wordアドイン】ストック条文機能の使用方法

      (↓ストック条文に登録した条文の検索表示例)

■使用場面

① よく使う条文

秘密情報の定義や損害賠償などで必ず決まった条文を使っている場合は、予めその条文を保存しておきます。

そうすることで、修正する際に、コピー&ペーストのみで簡単に修正することができます。

例)類型:アプリ開発契約
  立場:開発ベンダー側

★ストック条文に保存した条文は、「わざわざ過去ファイルを探す」「都度テキストを入力する」手間なく、キーワード検索ですぐにアクセス+コピー&ペーストすることで修正時間を短縮します。


② AI-CONプレイブックの基準とご自身の基準・考え方が異なる時

AI-CONプレイブックは、GVA TECHが定めた一般的な判断基準を確認することができます。

ご自身・事務所の考え方(又は、その契約の判断基準)と異なる場合には、残しておきたい事項・ポイントをメモ欄に記載して、保存します。

例)類型:業務委託契約

  立場:受託者

★次回以降のレビュー時に参照します。これにより、事務所内で考え方や対応方針を共有できます。


③AI-CONプレイブックとマッチングしなかった時

審査対象の条文をフォーカスしても、プレイブックとマッチングしない条文があります。

AI-CONプレイブックでは、その契約類型に必要な条文がセットアップされていますが、あまり条文に入っていないような条文が審査対象の契約書にあった場合、この条文はプレイブックにない条文となりますので、プレイブックとマッチングしません。

そうした場合、次回以降参照するために、その条文をストック条文に保存します。

例)類型:業務委託契約 

  立場:受託者

★レアな条文もストックすることで、ナレッジを蓄積していきます。


④相手方からきた良い条文・良い落としどころをストック

相手方から受領した契約書で、今後事務所でも使いたいと思う良い書きぶりの条文をストック条文に保存しておきます。

例)類型:アプリ開発契約

  立場:アプリ提供ベンダー側


⑤審査中に参照すべき参考URL等のナレッジの蓄積

審査を行う中で、参照した参考資料のURLなどをストック条文のメモに入れて、保存します。

そうすることで、社内で簡単にナレッジの共有を行うことができます。

(保存するとURLからリンクで該当ページ等に飛べるようになります)

例)類型:業務委託契約 

  立場:委託者


⑥署名欄に入れる顧問先企業の社名、住所、代表者名を保存しておく。

クライアントから頂戴した契約書の署名欄を、先生方が埋める場面も多いのではないでしょうか。契約書審査の度に記載するテキストなので、顧問先など度々依頼があるクライアントの署名情報はストックしておき、部分選択で手軽に入力できるようにしておきましょう。

例)クライアント署名欄の記載事項

東京都渋谷区千駄ヶ谷5‐15‐6 GVAフレンズ
GVA TECH株式会社
代表取締役 山本 俊


⑦電子サイン利用時の「末文」「後文」の文言を保存しておく。

電子サインを利用して契約締結する場合には、れっきとした契約書の合意内容である「末文」も適した形に変更する必要があります。定型的に使い回しがきく文言なので、ストックしておき、検索→コピペで簡単に変更できる環境を作っておきましょう。

例文) 電子サインの末文

本契約の成立を証するため、本書を電磁的に作成し、甲乙合意を証する電磁的措置を執った
上、双方がその電磁的記録を保管するものとする。

参考)従来通り書面締結する場合の末文

本契約の成立を証するため、本書2通を作成し、甲乙押印の上、格1通ずつ保管するものとす
る。

ストック条文、条文検索機能を活用して、審査業務をより効率化しましょう!

■保存したストック条文の編集・削除は、管理画面で設定

Google ChromeやInternet Explorerなどのブラウザで管理画面にアクセスし、ログインします。

*AI-CON Pro 管理画面*
https://user-setup.ai-con-pro.com/

ログインID、パスワードは、Wordアドイン・管理画面共通です。
※管理画面の使用可能な機能は、アカウント権限によって異なります。


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