■形式チェック「表記揺れ」

1.「表記揺れ」機能でできること

「及び」「および」、「又は」「または」などの、よくある表記揺れをワンクリックで統一することができます。

また、お客様独自で表記揺れのチェック項目を作成することができるようになりました。

2.使い方

①契約書のWordファイルを開き、AI-CON Proを起動します。

 「形式チェック」タブへ行きます。

②「表記揺れ」を選択すると、その下部の語句リストの単語を、開いているワードファイルから自動でカウントします。

③独自に追加したい表記揺れ語句がある場合は、右下の「語句を追加」ボタンをクリックします。

④枠内に統一したい語句を入力します。語句の枠を追加する場合は「+語句を追加」をクリックします。

最後に「登録する」をクリックして登録できます。

おすすめの登録語句

【契約書内で定義されている文言のブレがないかチェック】
・「委託業務」「本件業務」「本業務」など
・「納品書」「納品完了書」「受領確認書」など
・(英文契約向け)「Agreement」「agreement」など

【漢字変換で表記がぶれやすい文言をチェック】
・「申込書」「申し込み書」「申込み書」など

【会社名、サービス名の間違いをチェック】
・「GVA TECH株式会社」「Gva Tech株式会社」「GVAtech株式会社」など
・「AI-CON Pro」(半角英字)「AI-CON Pro」(全角英字)など

この機能の特徴

・変更履歴付きで削除した語句は含みません。
(※Wordの置換機能は、削除した語句も置換してしまいます)

・「A」を「B」へ、の1対1の統一ではなく、「A」と「B」と「C」を「D」へ、と複数語句の一
括変換ができます。

・英数字の全角半角、アルファベットの大文字小文字を区別して置換します
(※Wordの置換機能は、全角半角、大文字小文字の区別はしません)

・「申込」と「申込み」など含有関係にある語句も、別で認識しています
(※Wordの検索、置換機能は、「申込」を「申込み」に変換すると、もともと「申込み」だっ
た文言は「申込みみ」と変換されます)

・英文契約の場合、単語として認識することができます
(※Wordの検索、置換機能は、「all」を「All」に変換すると、「shall」の部分を認識して
「shAll」となってしまいますが、本機能では単語の「all」のみを変換します)

⑤「選択した語句を統一する」をクリックすると、青く選択した語句に統一します。

語句リストの見方

※語句はリアルタイムでカウントしているので、文書作成中に表記揺れが起こった場合もすぐに発見できます。

3.注意点

  • 変更履歴をOFFにして使用してください。

    参考:契約書レビュー時に役立つWordの基本機能と操作テクニックー「変更履歴の記録をON」にする

  • 本文中の語句のみカウントします。コメント部分の表記揺れは統一できません。

  • 独自の登録語句にアルファベットのみ、またはアルファベット+半角数字を入力した場合、ひとまとまりで単語として認識されるので、日文契約ではうまく変換できない場合があります。

    ⇒社名などの場合は、”株式会社”を付けて、”株式会社GVA TECH”と日本語とアルファベットを一つとすることで認識されます。

その他の形式チェック機能は以下をご確認ください。

関連記事:【Wordアドイン版】形式チェック機能

以上です。

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