目次


  1. 管理画面へのアクセス

  2. 類型と立場」を設定する

  3. 契約書をアップロードする

  4. 「チェックポイント」を登録する

  5. 「オプション条文」を登録する

  6. 「解説」を登録する

  7. 「リスク単語/不足単語」を登録する

    番外編.AIで書き方サンプルを取得する

  8. ひな型外条文の設定


自社プレイブックの作り方動画


※音声が流れますのでご注意下さい。

※画面が小さくて見にくい場合は、動画の歯車マークの右にある全画面モードで大きな画面にしてご覧いただけます。

①管理画面の紹介~ 自社ひな型のアップロード

➁自社基準の設定方法

➂ひな型外条文の設定~更新リクエストについて


1.管理画面へのアクセス


①管理画面(Google ChromeやEdgeなどのブラウザ)にアクセスする


<アクセス方法1>

ブラウザ版・アドイン版審査画面のメニューから管理画面にアクセスできます。

<アクセス方法2>

下記URLから直接アクセスすることもできます。

https://user-setup.ai-con-pro.com/

②操作画面と共通のID・パスワードを使ってログインする

※管理画面の使用可能な機能は、アカウント権限によって異なります。


2.『類型と立場』を設定する


<何のために行うのか?>

  • 自社ひな型をアップロードする前に、契約書の保存フォルダを作成する必要があります。

  • 作成したフォルダ名(類型名や立場名)は、操作画面でプレイブックを選択する際の検索条件にもなります。

参考:「条件検索」でのプレイブック検索時の表示

<手順>

①管理画面にログインし、上部の「類型と立場の設定」をクリックする。

②「類型を追加する」を押す。

③「類型名」→「立場」の順に登録する。

<例>

  • 類型名」・・・秘密保持契約, 売買契約

  • 立 場」・・・双方開示,   売主

  • カテゴリー」・「サブカテゴリー」(任意)・・・空欄で問題ありません。
                   「なし」の選択肢が自動的に作成されます。



3.契約書をアップロードする


<登録するとできること>

  • 操作画面で次の機能をご利用いただけます。

    • 「自社プレイブック」として選択し、下記範囲で契約書レビューができる

      • 「推奨条文」として表示(類似条文としてマッチさせる)

      • 「不足条文」の検出

    • 条文検索機能の検索対象になる

<手順>

①「新規アップロード」メニューを押し、アップロードしたい契約書ファイル(Wordファイル)をドラッグ&ドロップする。

【注意事項】
★複数ファイルを一度にアップロードすることはできません。
・1ファイルずつアップロードしてください。
・契約書アップロードする際の1ファイルのファイルサイズ上限は、1MBです。

★「.doc」形式、「.docx」形式でも、下記の形態の契約書はエラーが生じることがあります。
・表/目次/署名欄が冒頭付近にある契約書ファイル
 ⇒該当箇所を削除するとアップロード可能です。

・2段組み以上の契約書ファイル
 ⇒1段組みに変換し保存したファイルにするとアップロード可能です。

★アップロードした契約書のファイル名が、そのままアドインでも表示されます。
・ファイル名で契約書の中身がわかりやすいかどうかご確認の上、アップロードしてください。

②アップロードした契約書の保存先フォルダを指定 ⇒ 「設定開始」をクリックする。

契約書をアップロードすると、下記のとおりプレビューが表示されます。
プレビュー画面右の「分類を選択してください」画面内で、先ほど作成した保管先フォルダ名を指定してください。

※ここで選択したフォルダ区分が、操作画面上で、比較したいプレイブックを選択する際の「検索条件」として表示されます。

③アップロード完了

契約書が条文ごとに分割された表示(契約書詳細画面)に遷移したら、アップロード完了です。

※正しく分割ができていない場合※

条文を追加、削除して修正してください(参考:【管理画面】条文の分割修正方法)。


4.「チェックポイント」を登録する


<登録するとできること>

契約審査時に自社の審査方針を参照できるようになります。

<手順>

条文詳細画面の「条文」タブ内のうち、「チェックポイント」枠内をクリックすることで、テキストを入力できます。下記観点を参考に、箇条書き形式で記載することをお勧めいたします。

  • 自社ひな型のエッセンス

  • この条文について守ってほしいアウトライン

  • 確認してほしいポイント

※網羅的に作成するのではなく、会社方針やルールが明確な条文、相手方からの修正要望が多く、返すパターンがある程度決まっている条文などから作成を始めてみましょう。
※後から編集できますので、最初は簡単に書いてみましょう。


5.「オプション条文」を登録する


<登録するとできること>

  • 操作画面の「オプション条文」タブから、ここで登録した譲歩案・別パターンの条文を活用できるようになります。

  • これにより、現実的な修正交渉におけるアウトプットの均一化、条文作成のスピードアップ、アウトプットの品質が担保される等の効果があります。

<手順>

①オプション条文を登録する条文を選択する。

オプション条文を入れたい条文を選んでクリックしてください。

(レビュー頻度の高い条文から始めるのがコツです)


②上部のオプション条文のタブをクリックします。

※既にオプション条文を設定したことのある条文には、「オプション条文(○)件」と、登録済みの件数が表示されます。

③「オプション条文を追加」ボタンを押し、各記載場所を埋める。

  • 画面上部の「オプション条文を追加」ボタンを押すと、『見出し』、『条文内容』、『解説』を記入するボックスが表示されます。

  • ボタン横の「ひな型の条文を複製して作成」にチェックを入れたまま追加ボタンを押すと、ひな型条文を複製した条文が入ったままボックスが作成されます。ここからひな形条文を改変してオプション条文を登録してください。

【各欄の記載事項】

「見出し」
・オプション条文の内容を分かりやすくし、適切な譲歩案などを選択するために、見出しを付
けることができます。
・条文内容の要約や、どういう場合に使うべきかの観点から、わかりやすい見出しを付けてく
ださい。

「条文内容」
・実際に参照すべき譲歩案を記載するスペースです。
・取引事情に応じた別案を登録しておくこともできます。

「解説」
・オプション条文に関する注意書きなどを記載することができるフリースペースです。
・特に、当該譲歩案を使う場合の交渉コメントを記載するユーザーが多く見受けられます。



【オプション条文の登録例】

<見出し>

<条文内容>

<解説>


⑤保存して完了する。

  • 登録を終えたら、「保存する」ボタンを押してください。

  • 保存されると画面下部に「オプション条文が追加されました」と表示されます。

<その他の登録方法>

オプション条文は他にも下記方法により登録をすることができます。適宜参照いただき、やりやすい方法で登録を進めてください。


6.「解説」を登録する


  • チェックポイント以外に、当該条文について共有しておきたい知識・ノウハウ等がある場合に、そうした情報を登録するためのフリースペースです。登録方法はチェックポイントなどと同様です。

  • 参照すべき条文やガイドラインのURLを登録すると、操作画面ではリンク形式で表示されるため、参照情報の貼り付け場所としても活用いただけます。

※プレイブック作成にあたり、登録の優先順位は高くありません。
 余裕がある場合に登録するようにしましょう。


7.リスク単語/不足単語を登録する


<登録するとできること>

  • 操作画面で、「リスク単語」「不足単語」としてアラート・検出され、レビュー論点の抽出をシステムがアシストします。

  • これにより、見落としを防止できるほか、誰もが自社が注意を払うべきレビュー論点について検討が可能になります。

(参考)

【Wordアドイン・管理画面】リスク検知機能(含まれているとリスク)

【Wordアドイン・管理画面】リスク検知機能(含まれていないとリスク)

<手順>

①各条文画面で「リスク単語/不足単語」ボタンを押す


②リスク単語を登録する

<リスク単語とは?>

  • 審査契約書に含まれていたら修正を検討すべき単語・表現のことを意味します。

  • リスク単語の登録を行うことで、誰でもいつでも、同様の論点に対して検討することができるようになります。

<登録方法>

  • できる限り最小限の表現・単語で登録するようにしてください。抽出可能性が高くなります。

  • 異なる表現であるものの意味が同じ単語は、重ねて登録する必要はありません。

    • たとえば、「特別損害」と登録すれば、重ねて「特別の事情により生じた損害」と登録いただく必要はありません。

  • 間にスペースを入れて登録することで、両方の表現が含まれる場合のみ検知する&(アンド)検知として設定できます。

※登録されたリスク単語は、矢印下側の赤字ブロックとして表示されます。

③不足単語を登録する


<不足単語とは?>

  • 審査契約書に本来入っているべきだが欠けている要素を意味します。

  • 不足単語を登録することで、条文内の要素の抜け漏れの確認・修正が簡単に行えます。

<登録方法>

  • 推奨条文に含まれる単語の中から、欠けていたら困る要素をピックアップし登録してください。

  • 現在、推奨条文に含まれる単語のみ登録できる仕様となっております(近日改修予定)


番外編 AIで書き方サンプルを取得する


<「AIで書き方サンプルを取得」とは?>

内容的に近いGVAプレイブックの条文を呼び出し、その登録済みナッレジを自社ひな型に一括転記して効率的にプレイブックを作成する機能です。

  • 自社に明文化されたナレッジがない企業

  • 一からプレイブックを作成する時間がない企業

のご担当者の方はぜひご利用ください。

<手順>

①条文詳細画面で赤枠内の「AIで書き方サンプルを取得」ボタンを押す。

画面右側がローディングされ、推奨条文と内容的に近い条文をピックアップしてくれます。

②ピックアップされたGVA条文から近い条文を探す。

  • スクロールして適した条文を選択してください。 

  • 「契約類型×立場」が同じものを選択すると有益なナレッジの転記が行いやすくなります。

  • 「続きを見る」を押すことで、その条文に登録されているナレッジを確認することもできます。

③適した条文の「一括登録」ボタンを押して、転記する範囲を決める。

  • 一括登録ボタンを押すと、転記するナレッジの範囲をチェックボックスにより選択できます。

  • 「一括登録する」ボタンを押すと、GVAプレイブックのナレッジが自社ひな型に転記されます。

④確認画面⇒ 「登録する」ボタンを押す。

下記アラートが出るので、よろしければ「登録する」ボタンを押してください。

⑤登録完了⇒好みに応じて書き換える。

推奨条文を除き、GVAプレイブックの内容が転記されるため、自社の観点・好みと異なる点を書き換える形で自社基準のプレイブックを作成してください。


8.ひな型外条文の設定


<ひな型外条文とは何か?>

  • ひな型外条文とは、自社ひな型(プレイブック)には入っていない条文のことをいいます。

  • これを登録することで、自社プレイブックに含まれない条文もリスクとして検知し、対応方針を統一することができます。

【操作画面の表示】

審査する契約書に自社ひな型にない条文がある場合には、次のように表示されます。

ブラウザ版の場合

アドイン版の場合

<手順>

①契約書詳細画面の一番下までスクロールし、「追加」ボタンを押す。

②ひな型外条文のタイトル、チェックポイント等を登録する。

③自社にとって好ましくない条文の場合には、「リスク条文に設定」のチェックボックスを入れる

チェックボックスを入れると、操作画面で「リスク条文」としてアラートの対象になります。

④AIでマッチさせる条文例を記載する。

⑤ 登録完了

最後に「保存する」ボタンを押せば登録完了です。

※登録されたひな型外条文は、契約書詳細画面の最下部から確認することができます。


以上、自社プレイブックの作成方法をご説明いたしました。

はじめから網羅的に作ろうとせず、契約書審査で参照頻度が高いと思われる条文から優先順位をつけて作成していただければ幸いです。

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